Política de tratamiento de datos personales

En Baleia sabemos que para tramitar tu visa nos confías información personal importante, y la protegemos con responsabilidad. Esta política te explica qué datos tuyos usamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos. Cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013). Aplica a todos los datos personales que Baleia trata, en formato digital o físico, de clientes, personas interesadas, proveedores y colaboradores.

1. Quién es el responsable de tus datos


Responsable	BALEIA S.A.S. (“Baleia”)
NIT	902085951-6
Domicilio	Sabaneta, Antioquia, Colombia
Dirección de correspondencia	Cll. 77 Sur #34-82 (Baleia opera de forma virtual y no atiende público en esta dirección)
Correo para temas de datos	info@somosbaleia.com
WhatsApp	+57 301 4773669 (único canal de contacto junto con el correo)
Área que atiende tus solicitudes	Dirección administrativa

2. Palabras clave

Dato personal: cualquier información que te identifica o te puede identificar (tu nombre, tu correo, tu número de pasaporte).
Dato sensible: el que afecta tu intimidad o puede generar discriminación si se usa mal: salud, datos biométricos (huellas, foto para reconocimiento), origen étnico, orientación sexual, creencias, opiniones políticas, entre otros.
Titular: tú, la persona a quien pertenecen los datos.
Tratamiento: cualquier cosa que hagamos con tus datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
Encargado: quien trata datos por cuenta nuestra (por ejemplo, el proveedor que aloja nuestra web).
Transmisión: cuando le pasamos datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que haga algo por nosotros.
Transferencia: cuando enviamos datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia, que los usará bajo su propia responsabilidad (por ejemplo, la autoridad consular que recibe tu solicitud de visa).

3. Principios que seguimos

Tratamos tus datos de forma legal, solo para las finalidades que te informamos, con tu autorización libre, previa e informada, manteniéndolos veraces y actualizados, con transparencia, con acceso restringido al equipo que los necesita, con medidas de seguridad y con confidencialidad, incluso después de terminar nuestra relación.

4. Qué datos tratamos

Según cómo te relaciones con nosotros:

Si nos escribes por la web, WhatsApp, redes o correo: nombre, correo, número de WhatsApp o teléfono, ciudad, el servicio que te interesa, el destino y lo que nos cuentes en tu mensaje.

Si contratas asesoría de visa: documento de identidad y pasaporte, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección, datos de facturación y la información que piden los formularios consulares: historial de viajes y de visas, situación laboral y económica, estudios, datos de familiares, personas de contacto en el país de destino y antecedentes migratorios o judiciales cuando el formulario los pregunta.

Datos sensibles: la ley considera sensibles, entre otros, los datos biométricos y los de salud. En nuestros servicios aparecen así:

Tu foto y tu huella en las copias de tu pasaporte y tu cédula, y la fotografía que exigen los formularios de visa.
Datos de salud, cuando un formulario consular o un examen médico migratorio los piden.
Otros datos íntimos que algunos formularios consulares preguntan (por ejemplo, sobre antecedentes o condiciones médicas), cuando tú decides responderlos con nuestra ayuda.

Sobre esos datos:

Solo los pedimos cuando el trámite que tú elegiste los exige.
No estás obligado a entregarlos ni a autorizar su tratamiento. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.
Antes de recibirlos te pedimos una autorización expresa, indicándote cuáles son y para qué los usaremos.
Ningún servicio se condiciona a que nos los entregues. Si prefieres no hacerlo, puedes cargar tú mismo esos documentos ante la autoridad y nosotros te acompañamos, aunque hay pasos que solo podremos hacer contigo presente.
Los guardamos con acceso restringido al equipo que lleva tu proceso y los conservamos por el tiempo indicado en la sección 12.

Las huellas y la biometría que toma el consulado en tu cita las recoge directamente cada gobierno, no Baleia.

Si eres proveedor, aliado o trabajas con nosotros: datos de identificación, contacto, bancarios, laborales y académicos, para gestionar la relación.

Datos de navegación: nuestra web usa solo lo técnicamente necesario. Mira la Política de cookies.

5. Para qué usamos tus datos

Responder tus mensajes y solicitudes de información.
Hacer el diagnóstico de tu perfil y recomendarte la ruta de visa que más te convenga.
Prestar el servicio que contrataste: preparar tus formularios de visa, orientarte para agendar citas y prepararte para la entrevista.
Acompañarte durante tu trámite, incluidas renovaciones.
Facturar, cobrar, llevar la contabilidad y cumplir obligaciones tributarias y legales.
Atender tus peticiones, quejas, reclamos y garantías.
Enviarte información sobre servicios, promociones, eventos y contenido de Baleia, solo si nos autorizaste para eso. Puedes retirarte cuando quieras.
Hacerte encuestas de satisfacción y mejorar nuestros servicios, usando información agregada siempre que sea posible.
Proteger la seguridad de nuestros sistemas y prevenir fraudes.
Responder requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales.

6. Cómo te pedimos autorización

Te pedimos autorización antes de recoger tus datos, por escrito, por medios electrónicos (una casilla no premarcada en un formulario, un mensaje por WhatsApp, un correo) o con una conducta clara de tu parte que nos permita concluir que aceptaste. Guardamos prueba de esa autorización.

No necesitamos tu autorización en los casos que permite el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo, cuando una autoridad la requiere en ejercicio de sus funciones o cuando se trata de datos públicos.

7. Con quién compartimos tus datos

Encargados (transmisión). Algunos proveedores tratan datos por cuenta nuestra y bajo nuestras instrucciones: almacenamiento en la nube de documentos e información de clientes, alojamiento y seguridad de nuestro sitio web, mensajería (WhatsApp) y contabilidad. Si nos preguntas, te decimos quiénes son. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o la Unión Europea. Con ellos firmamos contratos o aceptamos condiciones que los obligan a proteger tus datos, guardar confidencialidad y usarlos solo para lo que les pedimos.

Destinatarios para prestar tu servicio (transferencia). Para cumplir lo que contrataste, tus datos llegan a las autoridades consulares y migratorias del país de destino, y a los centros de atención de visas que ellas designan, a través de sus formularios y sistemas oficiales. Esos destinatarios usan tus datos bajo sus propias políticas y leyes. Esta transferencia internacional la hacemos con tu autorización expresa, que te pedimos al contratar, según el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Solo enviamos lo que cada destinatario necesita.

Autoridades. Cuando una ley o una orden de autoridad competente nos lo exija.

8. Tus derechos

Como titular puedes:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que nos diste.
Saber cómo hemos usado tus datos.
Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no tengamos un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratis a tus datos, al menos una vez al mes y cada vez que cambie esta política de forma sustancial.
Quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

Pueden ejercer estos derechos tú, tus herederos o causahabientes, tu representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro. Los derechos de niños, niñas y adolescentes los ejercen sus representantes legales.

9. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a info@somosbaleia.com o al WhatsApp +57 301 4773669 con:

Tu nombre completo y número de documento.
Lo que pides, de forma clara.
Un correo o dirección para responderte.
Los documentos que quieras hacer valer.
Si actúas por otra persona, el documento que lo acredita.

Consultas (para saber qué datos tenemos o cómo los usamos): te respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y te respondemos en máximo 5 días hábiles más.

Reclamos (para corregir, actualizar, borrar o revocar, o si crees que incumplimos la ley):

Si al reclamo le falta información, te lo pedimos dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan 2 meses sin que la envíes, entendemos que desististe.
En máximo 2 días hábiles marcamos tu dato con la leyenda “reclamo en trámite”.
Te respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y te respondemos en máximo 8 días hábiles más.

Si quieres acudir a la SIC, primero debes haber agotado este trámite con nosotros.

10. Niños, niñas y adolescentes

Si necesitas asesoría para la visa de un niño, niña o adolescente, trataremos sus datos solo con la autorización de su padre, madre o representante legal, que será quien nos los entregue. Lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y solo para el trámite de su visa.

11. Seguridad

Usamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cuentas corporativas con acceso restringido por roles, contraseñas robustas y verificación en dos pasos, carpetas compartidas solo con las personas autorizadas y nunca con enlaces públicos, cifrado de la información guardada y en tránsito (HTTPS), copias de seguridad y proveedores con estándares reconocidos de seguridad. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y, cuando corresponda, a ti.

12. Cuánto tiempo guardamos tus datos

Guardamos tus datos solo el tiempo razonable y necesario para la finalidad que los justifica (artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, hoy artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015):

Datos	Cuánto tiempo	Para qué
Contactos que no contrataron	Hasta 2 años desde el último contacto	Responder si vuelves a escribirnos
Datos de clientes (identificación, contacto, historial del servicio)	Mientras dure el servicio y hasta 2 años después	Atender garantías, reclamos y requerimientos de autoridades
Datos sensibles y copias de pasaporte y cédula	Durante el trámite y hasta 2 años después de terminado	Atender garantías y reclamos y, si lo autorizas, facilitarte una renovación o un nuevo trámite
Facturas y documentos contables	10 años	Cumplir el Código de Comercio y las normas tributarias

Puedes pedirnos que borremos tus datos antes de esos plazos, salvo los que la ley nos obliga a conservar. Pasados los plazos, los borramos o anonimizamos. Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras Baleia desarrolle su objeto social.

13. Comunicaciones comerciales

Solo te enviamos publicidad si nos autorizaste, por los canales que aceptaste y en el horario que permite la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos. Puedes pedir que no te escribamos más respondiendo “no más mensajes” o escribiendo a info@somosbaleia.com. Los mensajes sobre un servicio que ya contrataste (por ejemplo, la fecha de tu cita) no son publicidad.

14. Nuestros deberes como responsable

Como responsable de tus datos, en Baleia nos comprometemos a:

Garantizarte en todo momento el ejercicio de tus derechos.
Pedir y conservar prueba de tu autorización, e informarte para qué usaremos tus datos.
Mantener tus datos seguros, veraces y actualizados, y corregirlos cuando sean incorrectos.
Exigir a nuestros proveedores que protejan tus datos y los usen solo para lo que les pedimos.
Atender tus consultas y reclamos en los plazos de esta política.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando haya incidentes de seguridad que afecten tus datos, y cumplir sus instrucciones.

15. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma sustancial, te lo contaremos en esta página y por un medio de contacto que tengamos registrado antes de aplicar el cambio. Si el cambio afecta las finalidades, te pediremos una nueva autorización.

16. Ley aplicable

Esta política se rige por las leyes de Colombia. Si una autoridad declara que alguna parte no es válida, el resto sigue vigente.

17. Vigencia

Esta política rige desde el 22 de octubre de 2026.

Normas aplicables: Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, que compilan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), Ley 2300 de 2023 y demás normas que las modifiquen o complementen.